Berekening buitengerechtelijke incassokosten

Onder incassokosten vallen de kosten die een schuldeiser moet maken om zijn vordering te innen van een schuldenaar. Het gaat dan om kosten die voorafgaand aan een gerechtelijke procedure worden gemaakt.

De incassokosten komen onder verschillende benamingen voor, waaronder:

• Administratiekosten
• Bureaukosten
• Kosten voor een aanmaning
• Buitengerechtelijke kosten

Per 1 juli 2012 gelden er wettelijke regels voor wat betreft de maximale hoogte van buitengerechtelijke incassokosten. De incassokosten worden berekend als een percentage van de factuur. De hoogte van de incassokosten hangt af van de hoogte van de factuur.

• Over de eerste € 2.500,00 mag maximaal 15% aan incassokosten worden berekend
  (met een minimum van € 40,00)
• Over de volgende € 2.500,00 mag maximaal 10% aan incassokosten worden berekend
• Over de volgende € 5.000,00 mag maximaal 5% aan incassokosten worden berekend
• Over de volgende € 190.000,00 mag maximaal 1% aan incassokosten worden berekend
• Over het bedrag boven € 200.000,00 mag maximaal 0,5% aan incassokosten worden berekend
  (met een maximum van € 6.775,00)

Stel dat u een rekening hebt open staan van € 3.500,00 waarover u incassokosten moet betalen. Over de eerste € 2.500,00 mag maximaal 15% worden berekend. Dit is een bedrag van € 375,00. Over de volgende € 1.000,00 mag maximaal 10% worden berekend. Dit is een bedrag van € 100,00. De totale incassokosten bedragen dan 375,00 + 100,00 = € 475,00.

Stel dat u over een rekening van € 16.000,00 incassokosten moet betalen. Hoe hoog mogen deze zijn? Over de eerste € 2.500,00 mag maximaal 15% worden berekend. Dit is een bedrag van € 375,00. Over de volgende € 2.5000,00 mag maximaal 10% worden berekend. Dit is een bedrag van € 250,00. Over de volgende € 5.000,00 mag maximaal 5% worden berekend. Dit is een bedrag van € 250,00. Over de volgende € 6.000,00 mag maximaal 1% worden berekend. Dit is een bedrag van € 60,00. De totale incassokosten bedragen dan 375,00 + 250,00 + 250,00 + 60,00 = € 935,00.


In sommige gevallen mag er naast de incassokosten ook nog btw in rekening worden gebracht. De incassokosten worden dan verhoogd met 21%.

Er mag alleen btw in rekening worden gebracht als aan de onderstaande voorwaarden is voldaan:

• De schuldeiser heeft de vordering op de schuldenaar uit handen gegeven aan derde die (beroepsmatig) werkzaamheden uitvoert zoals bijvoorbeeld een deurwaarder of incassobureau.
• De schuldeiser is niet BTW-plichtig en kan dus de verschuldigde btw aan de deurwaarder of het incassobureau niet verrekenen.

De onderstaande schuldeisers zijn niet BTW-plichtig. Wanneer deze schuldeisers de vordering aan een deurwaarder of incassobureau uit handen geven, mag er over de incassokosten dan ook wel btw worden berekend.

• Verzekeringsmaatschappijen
• Banken
• Verhuurders
• Onderwijsinstellingen
• Medische beroepen
• De overheid

Een schuldenaar is incassokosten verschuldigd wanneer:

• De factuur niet tijdig is betaald
• Een aanmaning is verzonden waarin is aangegeven wat de gevolgen zijn wanneer niet op tijd wordt betaald
• Niet binnen de aanmaning alsnog is betaald
• De hoogte van de incassokosten is aangegeven

Naast de incassokosten mogen niet nog eens kosten van aanmaning of herinnering in rekening worden gebracht.

Voor ondernemers geldt niet dat er eerst een aanmaning moet worden verzonden. Wanneer de factuur niet binnen de aangegeven termijn is betaald, mogen hierna incassokosten in rekening worden gebracht.

Van de maximale hoogte van de incassokosten mag niet ten nadele van consumenten worden afgeweken. Wanneer de schuldenaar een ondernemer is, zijn de incassokosten van regelend recht. Dit brengt mee dat de wettelijke maximale incassokosten van toepassing zijn, tenzij de schuldeiser en schuldenaar zijn overeengekomen hiervan af te wijken. Wanneer er algemene voorwaarden van toepassing zijn, kan in deze algemene voorwaarden een andere regeling zijn opgenomen.